Форматирование ячеек

КАК ИЗМЕНИТЬ ФОРМАТ ЯЧЕЙКИ В EXCEL БЫСТРО И КАЧЕСТВЕННО

Изменение формата ячеек в Excel позволяет организовать данные на листе в логическую и последовательную цепочку для профессиональной работы. С другой стороны неправильное форматирование может привести к серьезным ошибкам.

Содержимое ячейки это одно, а способ отображения содержимого ячеек на мониторе или печати это другое. Перед тем как изменить формат данных в ячейке Excel следует запомнить простое правило: «Все, что содержит ячейка, может быть по-разному представлено, а презентация отображения данных зависит от форматирования». Это легко понять, если показать на примере. Посмотрите, как с помощью форматирования можно отображать число 2 разными способами:

Большинство пользователей Excel пользуются исключительно стандартными инструментами форматирования:

• кнопками на панели «Главная»;

• готовые шаблоны форматов ячеек доступных в диалоговом окне открытых с помощью комбинациии горячих клавиш CTRL+1.

ФОРМАТЫ ДАННЫХ ВВОДИМЫХ В ЯЧЕЙКИ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ

Диапазон ячеек A2:A7 заполните цифрой 2 и отформатируйте все ячейки так как показано выше на рисунке.

Решение задачи:

1. Выделите диапазон A2:A7 введите число 2 и нажмите комбинацию клавиш CTRL+Enter.

2. В ячейке A2 должен быть формат «Общий» он в программе Excel задан по умолчанию. Поэтому сразу переходим на ячейку A3. Щелкаем по инструменту «Главная»-«Число»-«Увеличить разрядность» (увеличение количества отображаемых чисел после запятой).

3. Перейдите на ячейку A4 и нажмите инструмент «Главная»-«Число»-«Процентный формат» или комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+5. Или просто введите 200% вручную и форматирование для ячейки присвоится автоматически.

4. Кликните по ячейке A5 и щелкните по инструменту «Финансовый числовой формат», он немного отличается от денежного, но об этом далее…

5. Сделайте активной ячейку A6 и щелкните на угловую кнопку со стрелкой вниз в разделе «Главная»-«Число» или нажмите комбинацию клавиш CTRL+1. В появившемся окне на закладке «Число» выберите из раздела «Числовые форматы:» опцию «Дата», а в разделе «Тип:» укажите соответствующий способ отображения дат. В разделе «Образец:» отображается предварительный просмотр отображения содержимого ячейки.

6. Переходим в ячейку A7 так же жмем комбинацию клавиш CTRL+1 для вызова диалогового окна «Формат ячеек», только в этот раз выбираем опцию «Время».

Какие возможности предоставляет диалоговое окно формат ячеек? Функции всех инструментов для форматирования, которые содержит закладка «Главная» можно найти в этом диалоговом окне (CTRL+1) и даже больше.

В ячейке A5 мы воспользовались финансовым форматом, но есть еще и денежный, их очень часто путают. Эти два формата отличаются способом отображения:

• финансовый формат при отображении чисел меньше чем 0 ставит минус с левой стороны ячейки, а денежный ставит минус перед числом;

• денежный формат по умолчанию отображает отрицательные значения красным цветом шрифта (например, введите в ячейку значение -2р. и денежный формат присвоится автоматически);

• в финансовом формате после сокращения валют добавляется 1 пробел при отображении значений.

Если нажать комбинацию горячих клавиш: CTRL+SHIFT+$, то ячейке присвоится денежный формат.

Что касается даты в ячейке A6, то здесь стоит упомянуть о правилах Excel. Формат даты считаются как последовательность дней от 1 января 1900 года. То есть если ячейка содержит значение – число 2, то это число в формате даты должно отображаться как 02.01.1900 и так далее.

Время для Excel – это значение чисел после запятой. Так как у нас в ячейке A7 целое число, время там отображено соответственно.

ФОРМАТ ДАТЫ СО ВРЕМЕНЕМ В EXCEL

Отформатируем таблицу с данными так, чтобы значения в строках отображались соответственно названиям столбцов:

В первом столбце форматы уже соответствуют его названию, поэтому переходим ко второму и выделяем диапазон B3:B7. Потом жмем CTRL+1 и на закладке «Число» указываем время, а в разделе «Тип:» выбираем способ отображения такой как указано на рисунке:

Так же делаем с диапазонами C3:C7 и D3:D7, подбирая соответствующие форматы и типы отображения.

Если ячейка содержит значение больше чем 0, но меньше чем 1, то формат даты в третьем столбце будет отображаться как: 0 января 1900 года. В то время как в четвертом столбце дата уже отображается иначе благодаря другому типу (системы даты 1904 года, подробнее смотрите ниже). А если число <0, то значение будет отображаться так: «####», как ошибочное.

Обратите внимание, как отображается время в ячейках, которые содержат дробные числа.

Так как даты и время в Excel являются числами, значит с ними легко выполнять математические операции, но это рассмотрим на следующих уроках.

ДВЕ СИСТЕМЫ ОТОБРАЖЕНИЯ ДАТ EXCEL

В Excel существует две системы отображения дат:

1. Дата 1 января 1900 года соответствует числу 1.

2. Дата 1 января 1904 года соответствует числу 0, а 1 это уже 02.01.1904 соответственно.

Примечание. Чтобы все даты по умолчанию отображались по системе 1904 года можно в параметрах внести соответствующие настройки: «Файл»-«Параметры»-«Дополнительно»-«При пересчете этой книги:»-«Использовать систему дат 1904».

Наглядно приводим пример отличия отображения дат в этих двух системах на рисунке:

В справке Excel указаны минимальные и максимальные числа для дат обоих систем.

Настройки изменения системы дат распространяются не только на конкретный лист, а на всю программу. Поэтому если нет острой необходимости их менять, то лучше пользоваться системой установленной по умолчанию – 1900 года. Это позволит избежать серьезных ошибок при выполнении математических операций с датами и временем.