Sample 11 Topic

ОШИБКИ EXCEL ПРИ ОКРУГЛЕНИИ И ВВЕДЕНИИ ДАННЫХ В ЯЧЕЙКИ

Excel старается облегчить наш труд разными подсказками и авто-подстановками. Если все это выполняется вместе с нашими ожиданиями мы в восторге от этой программы. Но если авто-подстановка является ошибочной мы просто выходим из себя.

Например, ошибки при округлении дробных чисел и т.п. Давайте разберемся почему часто возникают ошибки при округлении чисел? Ведь данная операция играет очень важную роль в процессе формирования цен и расчетов. Поэтому лучше как можно раньше разобраться в данной особенности программы.

ОШИБКИ ПРИ ОКРУГЛЕНИИ ДРОБНЫХ ЧИСЕЛ

Как правильно округлить и суммировать числа в Excel?

Для наглядного примера выявления подобного рода ошибок введите дробные числа 1,3 и 1,4 так как показано на рисунке, а под ними формулу для суммирования и вычисления результата.

Дальше нужно выделить все числа и формулу, чтобы уменьшить разрядность для округления.

Как видите, в результате получаем абсурд: 1+1=3. Никакие форматы здесь не помогут. Решить данный вопрос поможет только функция «ОКРУГЛ». Запишите формулу с функцией так: =ОКРУГЛ(A1;0)+ОКРУГЛ(A2;0)

Как правильно округлить и суммировать числа в столбце таблицы Excel? Если этих чисел будет целый столбец, то для быстрого получения точных расчетов следует использовать массив функций. Для этого мы введем такую формулу: =СУММ(ОКРУГЛ(A1:A7;0)). После ввода массива функций следует нажимать не «Enter», а комбинацию клавиш Ctrl+Shifi+Enter. В результате Excel сам подставит фигурные скобки «{}» – это значит, что функция выполняется в массиве. Результат вычисления массива функций на картинке:

Можно пойти еще более рискованным путем, но его применять крайне не рекомендуется! Можно заставить Excel изменять содержимое ячейки в зависимости от ее формата. Для этого следует зайти «Файл»-«Параметры»-«Дополнительно» и в разделе «При пересчете этой книги:» указать «задать точность как на экране». Появиться предупреждение: «Данные будут изменены - точность будет понижена!»

Внимание!!! Работая в таком режиме, изменив один раз количество разрядов, уже нельзя вернуть исходные данные обратно. Это путь только в одну сторону. Поэтому лучше его не использовать. А массив функций прекрасно и безопасно справляется с данной задачей.

Здесь мы забегаем вперед, но иногда без этого сложно объяснить решение важных задач.

ПИШЕМ В EXCEL СЛОВО ИСТИНА ИЛИ ЛОЖЬ КАК ТЕКСТ

Заставить программу воспринимать слова логических типов данных как текст можно двумя способами:

1. вначале вписать форматирующий символ;

2. изменить формат ячейки на текстовый.

В ячейке А1 реализуем первый способ, а в А2 – второй.

Упражнение 1:

В ячейку А1 введите слово с форматирующим символом так: «’истина». Обязательно следует поставить в начале слова символ апострофа «’», который можно ввести с английской раскладки клавиатуры (в русской раскладке символа апострофа нет). Тогда Excel скроет первый символ и будет воспринимать слова «истина» как текст, а не логический тип данных.

Упражнение 2:

Перейдите на ячейку А2 и вызовите диалоговое окно «Формат ячеек». Например, с помощью комбинации клавиш CTRL+1 или контекстным меню правой кнопкой мышки. На вкладке «Число» в списке числовых форматов выберите «текстовый» и нажмите ОК. После чего введите в ячейку А2 слово «истина».

Упражнение 3:

Для сравнения напишите тоже слово в ячейке А3 без апострофа и изменений форматов.

Как видите, апостроф виден только в строке формул.

Примечание. В ячейках А1 и А2 символы текста не были сменены на большие, а значит не была выполнена авто-подстановка, потому что слово воспринято программой как текст.

ОТОБРАЖЕНИЕ ФОРМУЛ

Заполните данными ячейки, так как показано ниже на рисунке:

Обычно комбинация символов набранных в B3 должна быть воспринята как формула и автоматически выполнен расчет. Но что если нам нужно записать текст именно таким способом и мы не желаем вычислять результат? Решить данную задачу можно аналогичным способом из примера описанного выше.