Работа с таблицами

АВТОМАТИЧЕСКОЕ СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ EXCEL

Инструмент «Форматировать как таблицу» – является новым и полезным средством для автоматического создания таблиц в Excel. Он ускоряет выполнения многих задач и позволяет предотвратить некоторые ошибки. Кардинально отличается от обычных форматированных границами диапазонов ячеек благодаря функциональным средствам, работающих автоматически или под управлением пользователя.

КАК СОЗДАТЬ УМНУЮ ТАБЛИЦУ В EXCEL

Теперь рутинную работу с таблицами можно выполнить в автоматическом или полуавтоматическом режиме. Чтобы убедится в этом, начнем со смены обычной таблицы на автоматически форматированную и рассмотрим все ее свойства.

1. Заполните диапазон ячеек данными, так как показано ниже на рисунке. Перейдите курсором на любую ячейку в пределах этого диапазона и выберите инструмент «Главная»-«Форматировать как таблицу» (CTRL+T).

2. Excel автоматически распознает диапазон данных, а так же заглавную строку и отобразит результат в диалоговом окне «Создание таблицы». Если вы согласны с параметрами – жмите ОК. В результате диапазон A1:C7 автоматически преобразуется в таблицу:

3. При автоматическом определении диапазона, Excel охватывает все ячейки до первой пустой строки и до первого пустого столбца. Это следует учитывать при подготовке данных, не оставляйте пустых ячеек.

4. Отличие автоматической таблицы от форматированных диапазонов:

5. Автоматическое форматирование таблицы, стиль которого можно легко изменить, выбрав его из галереи готовых форматов.

6. С правой стороны каждого заголовка столбца таблицы расположены кнопки с выпадающим меню форматирования и сортировки. Отображение этих кнопок можно отключить или включить, выбрав инструменты: «Главная»-«Фильтр и сортировка»-«Фильтр».

7. В правом нижнем углу таблицы расположен маркер, перемещение которого позволяет изменять диапазон данных.

8. Как только таблица активна (или любая ее ячейка) сразу активируется панель «Работа с таблицами»-«Конструктор», которая содержит множество инструментов для настройки ее функций.

9. Если таблица активна, то при вертикальной прокрутке данных заголовки столбцов листа автоматически присваивают себе имена заголовков столбцов таблицы для удобного просмотра. Не нужно использовать закрепление областей

10. Сохранение стиля форматирования от изменений. Обратите внимание на рисунок. При вставке новой строки листа форматирование автоматически остается неизменяемым своему стилю. Это особенно полезно, когда выполняется автоматическое добавление строк в таблицу Excel.

11. Если сделать изменения в формуле одной из ячеек, то все ячейки этого же столбца автоматически заполняться этой же формулой.

Формулы в таблице отличаются от обычных формул, но их рассмотрим на следующих уроках.

СТИЛИ И ОФОРМЛЕНИЕ ДАННЫХ В ТАБЛИЦЕ

Самый быстрый способ создать таблицу – это выделить диапазон и нажать комбинацию горячих клавиш CTRL+T. В такой случае таблица получает стиль, присвоенный по умолчанию (в галерее стилей он называется «средний 2»). Его можно изменить на более подходящий для Вас стиль. Тот, который вы часто используете в своих отчетах.

Изменим стиль форматирования таблицы, который присваивается по умолчанию:

1. Раскройте галерею стилей и щелкните правой кнопкой по Вашему наиболее часто используемому стилю.

2. Из появившегося контекстного меню выберите опцию: «По умолчанию».

Теперь вы умеете устанавливать свой собственный стиль по умолчанию. Польза данной функции особенно ощутима, когда приходится создавать много таблиц, которые должны соответствовать тому или иному стилю.

Размер таблицы можно легко изменять, используя маркер в ее нижнем правом углу.

Расширьте таблицу для нового столбца данных. Для этого сместите маркер таблицы расположенный в нижнем правом углу вправо, так чтобы добавился еще один столбец.

Смещая маркер можно добавлять и больше столбцов. Всем им будут автоматически присвоены заголовки «Столбец1», «Столбец2» и т.д. Название заголовком можно без проблем изменить на желаемые значения, с помощью ввода в их ячейки нового текста.

Этим же маркером можно добавлять в таблицу новые строки, смещая его вниз. Управляя маркером в любом направлении, мы управляем количеством строк и столбцов, которое должна содержать таблица. Нельзя только смещать маркер по диагонали, чтобы одновременно добавлять / удалять строки и столбцы.